סקירת סוגי מדפסות לעסקים
קיימים מספר סוגי מדפסות עיקריים המתאימים לצרכים שונים בעולם העסקי. מדפסות לייזר הן הנפוצות
ביותר, הן מציעות איכות גבוהה של עד 1200×1200 dpi, מהירות הדפסה של עד 50-60 עמודים לדקה
ועלויות הפעלה נמוכות. מדפסות דיו הן זולות יותר ומתאימות להדפסות בכמויות קטנות עד 1000 עמודים בחודש. מדפסות צבע מאפשרות הדפסה בצבע ומשמשות להדפסת תמונות, פוסטרים וחומרי שיווק, אך עלויות הדיו שלהן גבוהות יותר. מדפסות רב-תכליתיות משלבות בין מדפסת לסורקן ופקס ומציעות יתרון של מערכת מאוחדת.
לייזר לעומת צבע לעסק
למדפסת הלייזר יתרונות רבים עבור עסקים: מהירות הדפסה של 30-60 עמודים לדקה, איכות מ
צוינת ועלויות נמוכות יותר לעמוד הדפוס. היא תתאים להדפסת דוחות, מסמכים עסקיים וטופסים.
לעומתה, מדפסת הצבע תתאים יותר להדפסת חומרי שיווק ופרסום באיכות גבוהה יותר, אף
איכות הדפסה ומהירות הדפסה
איכות ההדפסה תלויה בטכנולוגיית הלייזר או הדיו שבהן עושה המדפסת שימוש. דגמי לייזר
מתקדמים יותר מספקים רזולוציה גבוהה של 1200×1200 dpi או יותר, שתביא לטקסט וגרפיקה חדים יותר.
מהירות ההדפסה נמדדת בעמודים לדקה ונעה בין 15-60 עמודים/דקה לפי סוג המדפסת והדגם.
ככל שהמהירות גבוהה יותר, כך תהיה יעילות גבוהה יותר לדפוס בכמויות גדולות.
עלויות התחזוקה והדיו/טונר
עלויות התחזוקה כוללות שירותים תקופתיים לתחזוקה וניקיון, חלפים שוטפים כגון גלילים
וגלגלים, ותיקונים שונים. עלויות הדיו או הטונר הן מהגורמים המשמעותיים ביותר לעלות
ההפעלה בטווח הארוך, כאשר מחירי הדיו/טונר למדפסות שונות עשויים להשתנות בפרקטור
של עד 10 עד 100%.
מדפסות רב-תכליתיות
מדפסות רב-תכליתיות משלבות בין שלושה כלים עיקריים: מדפסת, סורקן ופקס. שילוב זה מקנה יתרון של מערכת מאוחדת המצריכה פחות שטח פיזי ותקציב השקעה נמוך יותר. כמו כן הן מאפשרות סריקה ושליחת מסמכים במהירות באמצעות הפקס.
מדפסות לדפוס בכמויות גדולות
מדפסות לעסקים שדורשים יצירת מסמכים ודוחות בכמויות גדולות מדי יום, מומלצת בחירת מדפסת לייזר בעלת קיבולת גדולה של למעלה מ-1500 עמודים לחודש. מדפסות אלה יציעו מהירות הדפסה גבוהה של 40-70 עמודים לדקה, מאגרי דיו וטונר גדולים יותר ויכולת הדפסה ברצף ללא הפסקות.
חיבור המדפסת לרשת ולמחשב
מרבית המדפסות העסקיות כוללות אופציית רשת Wi-Fi או Ethernet לחיבור לרשת LAN ו-Wi-Fi במשרד. חיבור זה מאפשר שימוש במדפסת באופן משותף על ידי כל העובדים, הדפסה מהרשת וניהול המדפסת באופן מרוחק דרך לוחות בקרה מרכזיים.
הגנה על מידע סודי במדפסת
הגנה על מידע סודי הינה חשובה במיוחד בסביבת עבודה משותפת. מדפסות מתקדמות מציעות הגנות כגון: הגדרת קוד PIN אישי להדפסה, אימות ביומטרי לקבלת מידע, הצפנת המידע שמודפס.
בחירת מדפסת לפי היקף השימוש
יש להתאים את סוג ודגם המדפסת לכמות ואופי ההדפסות הצפויות במשרד. לדוגמה, עבור 500 הדפסות בחודש די במדפסת דיו. בין 500-5000 הדפסות מתאימה מדפסת לייזר בסיסית. מעל 5000 הדפסות לחודש מומלצת מדפסת לייזר ייעודית עם מהירות גבוהה.
מדפסות ידידותיות לסביבה
יש לשקול מדפסות המציעות יתרונות סביבתיים: הדפסה בשני צדדי הדף, הגבלת הדפסת טיוטות, הדפסת דפים ריקים לא חוקית, דיו מרציק ומחזורי וכדומה.
תוכנות ניהול מדפסות
תוכנות ניהול מאפשרות מעקב אחרי השימוש במדפסת, חלוקת הרשאות למשתמשים, איסוף דוחות הדפסה וחסכון בעלויות על ידי מניעת הדפסות מיותרות.
תחזוקה ושירות למדפסות עסקיות
יש לבחור ספק שירות מוסמך המסוגל לתת מענה מהיר במקרה של תקלות או צורך בחלפים. חשוב גם חוזה שירות תקופתי לביצוע ביקורות ועדכוני תוכנה.
לקחים והמלצות לבחירת מדפסת
בחירת מדפסת צריכה להתבסס על ניתוח הצרכים הספציפיים במשרד: כמות ההדפסות, איכות הנדרשת, תקציב ויתרונות שונים. כך תבחר המדפסת האופטימלית ביותר.